Importer des fichiers Excel / CSV dans CRM Bridge

CRM Bridge sait lire vos fichiers Excel (.xlsx) ou CSV (.csv, .txt) de deux façons :

• Migrer vers un outil depuis des fichiers : vos clients, contacts, articles, opportunités, événements, etc. sont créés dans l'outil de destination que vous choisissez. Aucun outil source n'est nécessaire : c'est l'export de votre ancien logiciel (Sage, Ciel, EBP, Odoo, tableur maison…) qui sert de source.
• Enrichir un fichier de sociétés : vous récupérez votre fichier tel quel, complété de colonnes de données publiques (SIREN, SIRET, code NAF, forme juridique, effectif, etc.), plus un rapport. Rien n'est écrit dans un outil.

1. Préparer le fichier

• Une ligne de titres de colonnes, puis une ligne par élément (une société, un contact, un article…).
• Un fichier par type d'élément : un fichier de clients, un de contacts, un d'articles, etc. Vous pouvez en envoyer plusieurs pour une même migration.
• Taille maximale affichée à l'écran au moment de l'envoi (elle dépend du serveur ; 100 Mo au plus).
• Excel : la première feuille est lue par défaut, vous pouvez en choisir une autre (« Feuille du classeur »). CSV : l'encodage et le séparateur sont détectés ; modifiables dans « Réglages de lecture du fichier texte ».
• Vous n'avez pas besoin de renommer vos colonnes : CRM Bridge reconnaît les titres usuels (Sage, Ciel, EBP, Odoo, Karlia…) et se souvient de vos choix.

2. Envoyer et paramétrer un fichier

1. Dans la migration (choix de l'outil source) ou dans l'enrichissement (choix de l'outil), cliquez sur la première carte de la liste : « Importer depuis Excel ». Dans une migration déjà commencée, « Ajouter un fichier » permet d'en envoyer d'autres.
2. Écran « Fichier Excel / CSV » : cliquez sur « Envoyer le fichier », puis répondez à « Que contient ce fichier ? » (clients, prospects, fournisseurs, contacts, articles, opportunités, événements, tâches, notes, appels).
3. Vérifiez la « Ligne des titres de colonnes » proposée, puis le tableau : pour chaque colonne, « Information dans CRM Bridge » indique où va la colonne.
   • Choisissez « Ne pas importer cette colonne » pour l'ignorer ;
   • « Champ personnalisé… » crée un champ à votre nom dans l'outil de destination.
4. Un bandeau indique d'où viennent les choix : un fichier que vous avez déjà paramétré (mêmes titres), le travail d'autres clients sur le même type de fichier (seuls les titres de colonnes et les choix sont partagés, jamais le contenu de vos fichiers), ou une reconnaissance d'après les titres. Dans tous les cas, vérifiez et corrigez si besoin.
5. « Valider ce paramétrage » enregistre. Les champs obligatoires manquants ou une même information choisie pour deux colonnes sont signalés.

Les valeurs sont converties : dates, nombres, numéros de téléphone, SIREN / SIRET, oui / non.

3. Ce qu'il faut savoir sur les liens entre fichiers

Les éléments sont créés dans cet ordre : clients, fournisseurs, contacts, articles, opportunités, événements, tâches, notes, appels.

• Un contact est rattaché à sa société grâce à la colonne que vous associez à « Société (identifiant / code) » ou à « Société (nom) » (groupe « Rattachement »). Le code ou le nom doit être celui d'un client / prospect du même envoi, ou d'une société déjà présente dans l'outil de destination.
• Une opportunité, un événement, une tâche, une note ou un appel se rattache de la même façon : colonnes « Société (nom) » ou « Société (identifiant / code) », et au besoin « Contact (prénom et nom) » ou « Opportunité (nom) ». La société doit donc être dans un fichier de la même migration, ou déjà présente dans l'outil de destination. Sinon l'élément est signalé en erreur, ou, selon l'outil (Karlia), créé sans rattachement avec « Société : nom » ajouté à sa description.
• Karlia, utilisateur assigné : indiquez l'adresse email de l'utilisateur plutôt que son nom. Un email inconnu de Karlia est ignoré et l'élément est assigné au titulaire du compte.
• Karlia, limite de débit : si la migration passe en « en attente », c'est normal (quota de l'API de l'outil). Elle repart seule au bout de quelques minutes ; inutile de la relancer.
• Si des activités n'ont pas trouvé leur client : envoyez le fichier complet de vos clients, puis lancez une nouvelle migration pour les éléments restants.
• Les documents (devis, bons de livraison, factures) ne sont pas encore importables depuis un fichier.

4. Lancer, puis récupérer les résultats

Avant le lancement, le devis est affiché ; rien n'est créé tant que vous n'avez pas lancé la migration.

À la fin, vous téléchargez les fichiers de résultat (archive des données, fichiers Excel avec l'identifiant créé dans l'outil de destination, et fichier des éléments en erreur) pendant 30 jours. Le fichier d'erreurs indique, élément par élément, la cause du refus.

5. Enrichir un fichier de sociétés

Choisissez « Importer depuis Excel » dans le menu Enrichissement, envoyez votre fichier de sociétés et associez au minimum la colonne du nom de la société (le code postal, s'il existe, rend le rapprochement plus sûr). Un « Aperçu gratuit » sur quelques sociétés montre ce qui serait ajouté avant que vous lanciez quoi que ce soit.

• Votre fichier n'est jamais modifié : vous recevez un nouveau fichier Excel avec vos colonnes d'origine, suivies de colonnes « (INSEE) » (SIREN, SIRET, code NAF, forme juridique, effectif, etc.), et un rapport détaillé. Seuls les champs trouvés avec certitude sont remplis ; les cas « Incertaine » ou « Ambiguë » ne sont pas appliqués.
• Ne sont pas traités : les particuliers et entrepreneurs individuels, les entreprises non diffusibles et les sociétés hors de France. Leur ligne reste telle quelle, avec le motif indiqué dans la colonne « Remarque (INSEE) ».
• Le fichier que vous envoyez est supprimé dès la fin du traitement ; le fichier enrichi et le rapport restent 30 jours.

6. Vos fichiers et vos données

Vos fichiers contiennent des données personnelles : ils sont conservés dans un espace privé, jamais accessibles par une adresse web, et supprimés ainsi :

Avant le lancement, vous pouvez retirer un fichier ou « Retirer tous les fichiers » : ils sont supprimés. Supprimer un brouillon supprime aussi ses fichiers.

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