Connecter Pennylane à CRM Bridge

Avant de commencer

• Un compte Pennylane avec l'offre Essential ou supérieure, et un rôle d'administrateur (Dirigeant, Comptable interne ou Comptable externe) : seuls ces rôles peuvent créer un jeton d'API.
• Pennylane est un outil de comptabilité : CRM Bridge y reprend les clients, fournisseurs, produits et contacts de clients. Pennylane n'a ni prospects, ni opportunités, ni événements, tâches, notes ou appels : ces objets ne peuvent pas y être créés (voir plus bas).

Se connecter

1. Dans Pennylane, ouvrez Paramètres > Connectivité > Développeurs et cliquez sur « Générer un Token API ».
2. Donnez un nom au jeton (par exemple « CRM Bridge »).
3. Pour l'API V2, choisissez « Lecture et écriture » si Pennylane doit recevoir des données (migration vers Pennylane). « Lecture seule » suffit pour une sauvegarde ou une migration depuis Pennylane.
4. Choisissez la durée de validité « Illimité ». Avec 1, 6 ou 12 mois, la connexion cessera de fonctionner à l'échéance et il faudra générer un nouveau jeton.
5. Copiez le jeton tout de suite : Pennylane ne l'affiche qu'une seule fois et ne peut pas le retrouver ensuite.
6. Dans CRM Bridge, ouvrez « Connecteurs », cliquez sur « Connecter un nouvel outil », choisissez Pennylane, collez le jeton et enregistrez. CRM Bridge vérifie qu'il est valide et affiche le nom de votre société.

Ce que CRM Bridge peut lire et écrire

Bon à savoir

• Pas de prospects : Pennylane n'a que des clients. Dans une migration vers Pennylane, les prospects sont créés comme des clients ; décochez « Clients et prospects » si vous ne voulez pas de prospects dans votre comptabilité.
• Particuliers et sociétés : un client peut être une société ou un particulier (prénom et nom). Pour un particulier, le premier mot du nom est le prénom, le reste est le nom.
• Contacts : dans Pennylane, un contact appartient à un client (pas à un fournisseur). Pennylane exige un prénom, un nom et une adresse email valide : un contact sans email valide (ou rattaché à un fournisseur) n'est pas créé et apparaît dans le fichier d'erreurs avec la raison ; un contact avec un seul mot dans son nom est créé avec un point comme prénom. Un contact est rattaché au client de la même migration (par son code ou son nom), ou à un client déjà présent dans Pennylane sous le même nom. Les contacts ne sont pas dédoublonnés : relancer une migration de contacts recrée les mêmes contacts. Pour lire ou compter les contacts, CRM Bridge interroge les clients un par un (environ 4 clients par seconde, à cause de la limite de débit de Pennylane) : le décompte affiché avant la migration est exact jusqu'à 150 clients (environ 40 secondes) ; au-delà, c'est une estimation, précédée du signe « ≈ », calculée en moins d'une minute à partir d'un échantillon de 100 clients répartis sur toute votre liste. Tous les contacts sont toutefois migrés, même si l'estimation affichée était plus basse : seul le prix de la migration est calculé sur le nombre affiché.
• Texte brut : Pennylane n'accepte que du texte dans la description d'un produit et dans les notes d'un client. Le HTML venant de l'outil source (par exemple <p>texte</p>) est converti en texte brut avant l'envoi.
• Adresse et pays : Pennylane exige une adresse et un pays pour chaque client. Un client sans adresse est créé avec une adresse vide et la France comme pays ; un pays que CRM Bridge ne reconnaît pas est signalé dans le fichier d'erreurs (le client n'est pas créé).
• Adresses email : Pennylane refuse une fiche entière si une adresse email est invalide. CRM Bridge n'envoie alors pas l'adresse, crée la fiche et l'indique dans le fichier de résultat ; pour un client, l'adresse est conservée dans ses notes.
• SIREN et SIRET : pour un fournisseur, Pennylane vérifie le numéro dans le répertoire officiel. Un numéro inconnu est ignoré (la fiche est créée sans lui et l'avertissement figure dans le fichier de résultat). Un client n'a qu'un SIREN (pas de SIRET).
• TVA des produits : Pennylane désigne un taux par un code (par exemple FR_200 pour 20 %). CRM Bridge reconnaît 20 %, 10 %, 5,5 %, 2,1 % et 0 % (exonéré) ; un autre taux est remplacé par 20 % avec un avertissement dans le fichier de résultat.
• Enrichissement INSEE d'une migration vers Pennylane : pour un client, le SIREN va dans son champ, l'adresse du siège est ajoutée si la fiche n'en a pas, et les autres informations (SIRET, code NAF, forme juridique, effectif, chiffre d'affaires, date de création, état…) sont ajoutées en lignes « Données INSEE » dans ses notes. Pour un fournisseur, seuls le SIREN, le SIRET (si Pennylane le reconnaît dans le répertoire officiel) et l'adresse du siège sont enregistrés : un fournisseur Pennylane n'a ni notes ni champs personnalisés, les autres informations ne sont pas conservées. L'option « dirigeants » est indisponible vers Pennylane : un contact y exige une adresse email, que les données publiques des dirigeants ne contiennent pas. L'enrichissement directement dans votre compte Pennylane (menu Enrichissement) est décrit juste après.
• Enrichissement INSEE directement dans Pennylane (menu Enrichissement) : seuls les clients sociétés sont enrichis (la clé d'API doit être en « Lecture et écriture »). Pour chaque client sans SIREN ni SIRET retrouvé dans les données de l'INSEE : le SIREN est écrit dans son champ, l'adresse du siège est ajoutée si le client n'en a pas (une adresse existante n'est jamais modifiée), et les autres informations (SIRET, code NAF, forme juridique, effectif, chiffre d'affaires, date de création, état…) sont ajoutées en lignes à la fin de ses notes, sans toucher à votre note d'origine ; relancer l'enrichissement n'écrit rien en double. Les fournisseurs ne sont ni enrichis ni facturés : Pennylane n'accepte pour eux que le SIREN, le SIRET et l'adresse, le reste serait perdu. Ils sont lus pour être comptés et l'analyse les annonce parmi les fiches non traitées (« Fournisseurs Pennylane »). L'option « dirigeants » n'est pas proposée (un contact Pennylane exige une adresse email). Pennylane met quelques secondes à afficher une note qui vient d'être modifiée : sans conséquence pour l'enrichissement.
• Champs personnalisés : non repris pour l'instant.
• Pas de suppression par l'API : Pennylane ne permet pas de supprimer un client, un fournisseur ou un produit par l'API. Une migration vers Pennylane ne peut donc pas être annulée depuis CRM Bridge : contrôlez avec une petite migration d'abord, ou utilisez la vérification des doublons pour pouvoir relancer sans créer de doublon.
• Débit : Pennylane autorise 25 requêtes toutes les 5 secondes par jeton, tous programmes confondus : si un autre outil utilise le même jeton en même temps, la limite peut être atteinte. CRM Bridge réessaie alors tout seul au bout d'une seconde ; si la limite persiste, la migration ou la sauvegarde passe en « en attente » (temporisée) et repart seule, sans rien perdre.
• Devis et factures clients : lecture seule. CRM Bridge les lit avec leurs lignes (libellé, description, quantité, unité, prix unitaire HT, TVA, remise), leurs montants HT / TVA / TTC, leurs dates, leur statut et leur client. Pour les sauvegardes, le PDF de chaque devis et facture est aussi enregistré (« Lecture seule » suffit). Les brouillons sont lus (sans numéro). Les statuts sont convertis : devis en attente ou expiré = en attente, accepté ou facturé = accepté, refusé = refusé ; facture brouillon, impayée, payée ou annulée ; un avoir est reconnu comme tel et rattaché à la facture créditée, une facture issue d'un devis au devis d'origine. Les devis et factures ne peuvent pas être créés dans Pennylane par CRM Bridge : une facture finalisée y crée des écritures comptables et un numéro, et la TVA et la numérotation dépendent de la configuration de votre comptabilité. Les factures d'achat (fournisseurs) ne sont pas reprises.

Si l'outil est « invalide »

Si le jeton expire, est supprimé ou n'a pas les droits nécessaires (par exemple en « Lecture seule » pour une migration vers Pennylane), CRM Bridge passe l'outil en « invalide » et vous envoie un email avec un lien pour le reconnecter. Les migrations et sauvegardes mises en erreur à cause de cela repartent d'elles-mêmes dès la reconnexion avec un jeton valide.

Cette page ne répond pas à votre question ? Écrivez-nous, on vous répond directement.