Activer une sauvegarde

La sauvegarde copie chaque nuit les données d'un de vos outils (clients, contacts, articles, opportunités, devis, factures, activités…) et les conserve selon la durée de votre offre. C'est une copie : votre outil n'est jamais modifié, CRM Bridge y lit simplement les données.

Avant de commencer

• Connectez l'outil à sauvegarder dans « Connecteurs » (voir la page d'aide de l'outil). La clé d'accès doit permettre de lire les objets que vous voulez conserver.
• Si votre outil est noCRM.io, sachez que son API est limitée à 2 000 appels par jour : l'écran vous avertit si les objets choisis demandent plus que ce qu'on peut récupérer en une journée.

Les étapes

1. Ouvrez « Sauvegarde » et cliquez sur « Ajouter » : une sauvegarde « En cours de paramétrage » est créée.
2. « Outil à sauvegarder » : choisissez l'un de vos outils connectés.
3. « Sélectionner les objets à sauvegarder » : CRM Bridge compte ce que contient l'outil, puis vous cochez les objets à conserver chaque nuit.
4. « Choisissez votre offre » : les offres se distinguent par la durée d'historique (7, 15 ou 30 jours glissants selon l'offre) et par le nombre maximal d'objets sauvegardés ; leurs tarifs mensuels sont affichés à cet endroit, avant tout paiement. Besoin d'une durée plus longue ou de plus d'objets ? Une offre « Sur devis » existe : « Nous contacter ».
5. Cliquez sur « Choisir cette offre » : la page de paiement par carte s'ouvre (voir paiement et factures). La sauvegarde est payée d'avance pour un mois.
6. La sauvegarde passe à « Active ». La première sauvegarde part la nuit suivante, et vous recevez un email « Votre première sauvegarde est terminée ».

L'emplacement des fichiers

Dans « Emplacement des sauvegardes », vous choisissez où sont enregistrés les fichiers :

• Chez CRM Bridge (par défaut, toutes les offres) ;
• Sur votre propre espace S3 (AWS, OVH, Scaleway, Wasabi…) ou sur votre serveur SFTP, à partir de l'offre 2.

Quelques règles :

• Vous pouvez changer à tout moment : seules les prochaines sauvegardes sont concernées, les précédentes restent là où elles ont été enregistrées.
• À l'enregistrement, CRM Bridge fait un test d'écriture sur votre espace ; s'il échoue, rien n'est enregistré et le message indique ce qui ne va pas (adresse, région, bucket, clés ; ou serveur, port, identifiant, mot de passe ou clé, dossier).
• Créez de préférence une clé dédiée limitée à ce seul espace. L'écriture est indispensable. La lecture permet de télécharger vos sauvegardes depuis CRM Bridge, et la suppression de retirer automatiquement les anciennes sauvegardes de votre espace. Sans ces deux droits, un avertissement s'affiche.
• Pour le SFTP : de préférence une clé ed25519 (ssh-keygen -t ed25519), les clés RSA étant refusées par la plupart des serveurs récents. Vous pouvez saisir l'empreinte du serveur pour que la connexion soit refusée s'il en présente une autre ; sinon CRM Bridge la relève et la mémorise à l'enregistrement.
• Si votre espace est injoignable lors d'un envoi, les fichiers sont conservés temporairement chez CRM Bridge et l'envoi est retenté chaque nuit (pendant 30 jours au plus). Un message l'indique sur l'écran de la sauvegarde.
• L'offre 1 ne permet que « Chez CRM Bridge » : pour y revenir depuis une autre offre, repassez d'abord l'emplacement sur « Chez CRM Bridge », puis changez d'offre. Les sauvegardes déjà envoyées restent sur votre espace.
• Dropbox, Google Drive et OneDrive sont « Bientôt disponibles » : cliquez sur celui qui vous intéresse pour nous le faire savoir.

Suivre et récupérer vos sauvegardes

Dans la liste « Sauvegarde », chaque ligne indique l'outil, le nombre d'objets et la date de la dernière et de la plus ancienne sauvegarde disponible. L'écran de la sauvegarde affiche son statut, la date de renouvellement et l'historique.

Dans « Historique des sauvegardes », « Ouvrir » une date donne accès aux fichiers de cette sauvegarde :

• « Archive complète (JSON) » : toutes les données ;
• un fichier Excel (XLSX) par type d'objet ;
• les PDF des devis, bons de livraison et factures, regroupés en archives ZIP (en plusieurs parties si elles sont nombreuses).

Les sauvegardes plus anciennes que la durée de votre offre sont supprimées automatiquement (30 jours après l'arrêt ou l'expiration de la sauvegarde, pour les fichiers restants). Si une sauvegarde ne peut pas se terminer dans la nuit, elle est recommencée le soir suivant.

Renouvellement, arrêt et changement d'offre

• Renouvellement automatique chaque mois, par prélèvement sur la carte enregistrée (« Renouvellement le … »), au tarif de l'offre alors applicable. Une hausse de tarif vous est notifiée par email au moins 30 jours avant son application.
• Si le prélèvement échoue (carte expirée ou refusée), la sauvegarde ne se renouvelle pas : mettez à jour votre carte dans Réglages > Facturation, puis réactivez la sauvegarde depuis son écran.
• Si le nombre d'objets dépasse la limite de l'offre, CRM Bridge peut vous faire passer à l'offre supérieure et vous prévient par email ; le nouveau tarif s'applique au renouvellement suivant. Vous pouvez aussi choisir vous-même « Changer d'offre » ; une offre trop petite pour les objets sélectionnés est refusée avec un message.
• Arrêter la sauvegarde : l'arrêt est immédiat pour les sauvegardes à venir et évite tout renouvellement. La période déjà payée n'est pas remboursée. « Reprendre la sauvegarde » la réactive tout de suite si la période payée n'est pas terminée ; sinon vous choisissez à nouveau une offre.
• Supprimer : seule une sauvegarde encore « En cours de paramétrage » peut être supprimée ; la dernière sauvegarde du compte ne peut pas l'être.

Gardez en tête que la sauvegarde conserve des copies, mais ne remplace pas une vérification régulière : contrôlez de temps en temps qu'elle contient bien ce que vous attendez.

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